Das Programm macTOOLS ist dazu konzipiert, die kompletten Verwaltungsaufgaben in einem Büro zu übernehmen. Grundlage hierfür ist ein umfangreiches, frei definierbares Parametersystem. macTOOLS ist mandanten- und netzwerkfähig und besitzt einen integrierten Formulardesigner, über welchen sämtliche Ausgaben individuell anpassbar und jederzeit erweiterbar sind. Eine Benutzerverwaltung mit separater Steuerung der Rechte für Lesen, Bearbeiten, neu Anlegen und Löschen ist ebenfalls integriert. Die einzelnen, nachfolgend aufgeführten Module verzahnen sich nahtlos ineinander.

Folgende Module sind in macTOOLS enthalten:

Mandanten-Stammdaten

zur Hinterlegung der einzelnen Mandanten-Daten.

Kunden-Stammdaten

zur Eingabe der Kundenadressen mit allen relevanten Daten. Zu jedem Kunden können beliebig viele Ansprechpartner mit ihrem Aufgabenbereich, sowie eine abweichende Liefer- und Rechnungsadresse erfasst werden. Alle vom System für einen Kunden durchgeführten Arbeiten, wie z.B. die Ausgabe einer Rechnung, werden automatisch in einem Aktivitätensystem hinterlegt, welches auch manuell gefüllt und für Wiedervorlagen genutzt werden kann. Hierdurch können die Arbeiten bzw. Einträge zu Kunden jederzeit nachverfolgt werden.

Lieferanten-Stammdaten

Die Lieferantenverwaltung erfolgt äquivalent zur Kundenverwaltung.

Mitarbeiter-Stammdaten

zur Eintragung der Mitarbeiter mit deren „Eckdaten“ wie Stundenlohn oder Monatsgehalt.

Artikel-Stammdaten

Dient zur Verwaltung des Artikelstamms mit Zuweisung zu verschiedenen Artikel-, Produkt- und Rabattgruppen. Zusätzlich werden abrechnungsrelevante Daten wie z.B. Skonto- oder Rabattsperren angegeben. Die Preise können über verschiedene Preistabellen verwaltet werden, welchen ein Datum „gültig ab“ zugewiesen wird. Auch die Artikel besitzen ein Aktivitätensystem, in welchem vom System z.B. automatisch eingetragen wird, mit welcher Rechnungsnummer ein Artikel wie oft verkauft wurde. Der manuelle Eintrag in diesem Aktivitätensystem ist selbstverständlich auch möglich.

Kraftfahrzeug-Stammdaten

zur Anlage des Fuhrparks.

Kommissionen-Stammdaten

Die Kommissionenverwaltung ist aufgeteilt in Kommissionsgruppen sowie den einzelnen, zugehörigen Kommissionen. Zusätzlich kann eine Planung (mit welchem Betrag will man die Kommission abschließen) eingegeben werden, welche über die Auswertungsmöglichkeiten auf ihr Erreichen beobachtet werden kann.

Projekte Bearbeiten

Innerhalb dieses Menüpunkts können verschiedene Projekte mit ihren Stammdaten angelegt werden. Diese Stammdaten werden dann bei der Neuanlage eines Angebots, Lieferscheins, oder einer Rechnung zu einem Projekt als Standarddaten übernommen. Selbstverständlich können diese Vorgaben aber immer überschrieben werden.

Kommissionen- Bearbeiten

zur Eingabe aller zu den Kommissionen vorhandenen Rechnungen.

Arbeitszeiten-Bearbeiten

Die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter werden hier eingegeben und entsprechenden Kommissionen zugewiesen. Am Monatsende (oder zu einem anderen gewünschten Zeitpunkt) können diese dann an die Kommissionsverwaltung übergeben werden. Dabei werden die eingetragenen Stunden entsprechend der in der Mitarbeiterverwaltung hinterlegten Lohn- bzw. Gehaltsangaben mit den entsprechenden Beträgen auf die angegebenen Kommissionen verteilt.

Fahrtenbuch-Bearbeiten

zur  Eintragung aller Fahrten und Kosten zu einem Kraftfahrzeug. Über die Auswertungen können diese Daten entsprechend aufbereitet werden. Auch die Ausgabe eines Fahrtenbuches ist hierüber möglich.

Auswertungen

Zu allen erfassten Daten gibt es Auswertungsmöglichkeiten. Diese können über den Formulareditor auch jederzeit erweitert werden.

Zahlungseingänge/ Mahnungen

Das Verbuchen von Zahlungseingängen und die Ausgabe von Mahnungen ist ebenfalls integriert.

Abgerundet wird das Programm durch zusätzliche Funktionen wie Schnittstellen zur Finanzbuchhaltungen, Jahreswechselfunktion und vieles mehr.